Email kezelés, projekt hatékonyság

15 email kezelési tipp és trükk - hogy ne fulladj bele az email-ekbe

Mindenki ismeri az állandóan tele postaládák nyomasztó érzését. Sokszor az embernek az a kényszerképzete támad, hogy a teljes munka-idejét a levelek rendszerezésével, olvasásával, törölgetésével és megválaszolásával tölti. Azokat a módszereket gyűjtöttem össze ebben a blogbejegyzésben, amikkel kézben tartom az email-forgalmamat. Én egyébként hálás vagyok az email feltalálásáért, hiszen nagyban hozzájárult az otthoni munkahelyek elterjedéséhez. Ahhoz azonban, hogy a levelek szolgáljanak engem és ne fordítva, elég szigorú gyakorlatot és rendszert kellett kialakítanom. Jelenleg 4 független postafiókom van a különböző szerepköreim és feladataim alapján (és akkor még nem beszéltünk a saját és a számtalan ügyfél-weboldal email-fiókjainak, átirányításainak a kezeléséről).

Most megmutatom, hogyan rövidítem le a hétköznapokon azt az időt, amit a levelek feldolgozásával töltök. Valósíts meg annyit az én 15 trükkömből, amennyi szimpatikus, és szerintem már az első héten mérhető eredményeid lesznek. Nem csak a felszabaduló időért, hanem a másra fordítható figyelemért is hálás leszel.

A) A kevesebb több - szorítsd korlátok közé

Minél kevesebbet fogyasztasz, annál kevesebb szemét keletkezik - és ez az alapelv az email-ekre is vonatkozik.

1. Különítsd el azt az időt a nap folyamán, amikor az email-ekkel foglalkozol

Ha megszakítások nélkül, egyetlen feladat típusra koncentrálsz, gyorsabban fogsz haladni. Tudod, hol tartasz, észreveszed az összefüggéseket az egy témáról, de több feladótól származó emailek esetében, jobban átlátod, kinek mit érdemes továbbítanod. Ez persze azt is jelenti, hogy korlátozod az email-ekkel töltött időt. Nálam ez 1 és két óra között váltakozik, attól függően, mikor dolgoztam fel legutóbbi adagot. Ugyanezt a szabályt érvényesítem a Facebook-oldallal való foglalkozásra is (ezzel védem ki, hogy cuki kis videók nézegetésével töltsem az időmet a szakmai blogbejegyzések helyett)

2. Iratkozz le rendszeresen!

Engem sok minden érdekel, sok dolgot letöltök, és ehhez sokszor elkérik az email címemet. Ez bizony azzal jár, hogy lehetetlen mennyiségű promóciós anyag landol a postafiókomba, amit még akkor sem szeretnék, ha történetesen érdekel az eredeti téma. Nem tudom 8-10 fonttípusokkal foglalkozó portál email-jeit olvasni, mert nincs rá időm (viszont szeretem begyűjteni az ingyenes fontokat). Ezért havonta ellenőrzöm, hogy a beérkező hírlevelek közül még melyiket szeretném megkapni, ami pedig csalódást okozott, vagy van a témában jobb, arról kíméletlenül leiratkozom.

Van egy olyan eszköz is, amely segít a feliratkozásaid kezelésében, ez pedig az Unroll.me Kategorizálhatod az email feliratkozásaid, és sokkal átláthatóbb formában mutatja meg a feliratkozások által generált email forgalmat.

3. Törekedj tömör válaszokra

A lényeg mindig egyszerű és rövid. Ne fecsegj email-ben, korlátozd a mondanivalód a lényegi információkra. Segít a pontokba szedett megfogalmazás is. "Két okból nem javaslom az Önök által felvázolt megoldást:..."

4. Viszont legyen beszédes a Tárgy

Gondolj arra, hogy pár hét múlva a cím alapján fogsz rákeresni erre az email-re, vagy éppen a munkatársad, partnered, ügyfeled fog valamit beütni a keresősorba, ami erre az email-re emlékezteti. Én szinte minden információt belezsúfolok, amit fontosnak ítélek. Az alábbi táblázatban mutatok pár példát, ami rávilágít a hasznos címképzési szabályokra:

Teljesítésigazolás - Teljesítésigazolás Szuperman Kft. - Honlapkészítés, webdesign, keresőoptimalizálás - 2015. július
Ajánlat - Módosított ajánlat szepvirag.hu honlap teljes körű újratervezésére - 2015.decemberi határidővel

5. Kicsit várj a válasszal, ne siesd el, ne kapkodj.

Ha azonnal válaszolsz, akkor esetleg egy hosszan gördülő, soha véget nem érő email folyamot indítasz el. Vagy azért, mert figyelmetlenül olvastad el, vagy azért, mert nem teljes körűen mérlegeltél, és ki kell egészítened az információkat, vagy azért, mert nem vgy elég egyértelmű, és visszakérdez a feladó. A lényegi rész, amikor elolvasod végül az emailt, és amikor összeszeded a gondolataidat és válaszolsz, semmilyen módon nem lerövidíthető.

6. Körültekintően válaszd meg a címzettek körét

Rengeteg emailt kapunk csak úgy mellékesen, mert valaki "becécézett". Néha lustaságból, néhol a felelősség elől menekülve jelölnek ki boldogot és boldogtalant a címzettek közé. Ha úgy látod, hogy az adott email nem érint, azonnal archiváld. Ilyenkor elég, ha átfutod, esetleg csak annyi az információ tartalma, hogy a kollégád dolgozik az ügyön és neked már nem kell. Ha valakitől sok számodra érdektelen emailt kapsz, kérd meg, hogy ne tegye. Konkrétan fogalmazd meg neki, milyen esetekben fontos neked is továbbítania egy levelet.

7. Egyeztess szóban

Ha egy megbeszélés időpontján huzakodsz olyanokkal, akik a paraván mögött, vagy a szomszéd szobában dolgoznak, akkor egyszerűbb szóban kijelölni egy időpontot, és csak a végleges eseményről írni egy email-t. Nincs kiábrándítóbb, mint amikor hat ember kezdi el magyarázni, hogy miért nem jó kedden a 12.30.?

8. Naponta végezned kell a feladatot jelentő email-ekkel

Nap végére rendben kell lennie a levelesládának, különben nem ér semmit az egész. Ha nem érnek el hozzád a sürgős email-ek, akkor a kollégáid, ügyfeleid megbízhatatlannak fognak tartani. Ha az email-jeid elérik azt a mennyiséget, hogy egy nap termését nem tudod egy nap alatt feldolgozni, akkor sürgősen át kell gondolni a cég munkafolyamatait, és a feladatkörödet.

B) Többet ésszel, mint erővel - építs rendszert és automatizálj

Ha csökkentetted a mennyiséget, és már nincsenek érdektelen email-ek a postaládádban, de még mindig nem jutsz a végére, akkor a szervezettségen, a rendszeren kell változtatnod.

9. Másolj, készíts template-eket - ne gépelj feleslegesen

Sok hasonló szituáció adódik egy cég életében. Nem kell minden alkalommal újítanod és fogalmaznod. Bemásolhatod a céged ismertetőjét, vagy a saját bemutatkozásod minden új ügyfelednek. Küldheted a teljesítésigazolást mindig ugyanazzal a szöveggel, stb. A tudatosság magasiskolája, amikor kialakítod az email template-eket, amelyeket kategorizálva tárolsz, és csak az aktuális információkat kell kicserélgetned bennük.

10. Állíts be automatikus email küldést a folyamatok bizonyos pontjainál

Egy jól felépített honlap nagy terheket tud levenni a válladról. A megrendelést visszaigazoló email, a vásárlást visszaigazoló email, a kapcsolati űrlapkitöltésre érkező email mind automatikusan kerül kiküldésre. Előre megírt szöveggel, az aktuális információk helyettesítésével. Enélkül már egy közepes bonyolultságú ügymenetet is egy hadseregnek kellene kiszolgálnia. Elemezd, melyek azok a pontok, ahol automatizálható a válaszadás.

11. Kategorizáld az email-eket

Az email-ek feldolgozása során fel kell állítanod egy fontossági és egy sürgősségi sorrendet. Meg kell különböztetned a csak informatív, a választ igénylő és a számodra feladatot generáló email-eket. Ami 10 percen belül megválaszolható, vagy elvégezhető, azt ne halogasd. Ami nagyobb előkészületeket igényel, azt írd át a feladat listádra határidővel együtt, így biztosan nem felejtődik el. Fontos, hogy azokat az email-eket, ammelyekkel már nincs feladat, azt azonnal archiváld, így a postaláda az aktuális feladatok mennyiségét is tükrözi.

12. Használj konvenciókat

Bizonyos email típusoknak mindig ugyanazt a címet add, csak a megkülönböztető adatok változzanak.
Fuvarrendelés - Budapest-Nagykáta - 2015.08.21.
Behajtási engedély kérelem - 2015.06.12.
Logó változatok - első egyeztetési kör - szappanvilag.eu

13. Állíts be szabályokat

Ezek után már meghatározhatod azokat a szabályokat, amik megkönnyítik az email feldolgozást. A főnöködtől érkező levelek státusza legyen "fontos"-ra állítva. Egy bizonyos projekthez tartozó levelek kapjanak ugyanolyan címkét, mondjuk a projekt rövid nevét. A fuvarrendeléseket tegye a levelezőrendszer automatikusan egy mappába. Ez viszont már közügy, hiszen a munkatársaidnak is tudniuk kell, mit tartsanak be, hogyan dolgozzanak, hogy a beépített automatizmusok, szabályok jól működjenek.

C) Szervezd ki és szabadulj meg tőle

A harmadik megközelítés tűnik a legegyszerűbbnek, de nagyon sok a buktató. Fizessünk valakinek, és ő majd megoldja helyettünk.

14. Kiszervezés

Titkárnő, asszisztens, adminisztratív munkatárs, aki leveszi a válladról az email-ek terhét. Mivel a feladatoknak azért el kell jutniuk hozzád, a rossz hír az, hogy teljesen nem vagy kihagyható a dologból. De egyfajta szűrő szerepet tölthetnek be az adminisztratív munkatársak, megfuthatják az udvariassági köröket, vagy beélesíthetik az automatizálható válaszokat.

15. Használhatsz más kommunikációs eszközöket is

A WhatsApp vagy a Slack helyettesítheti az emailezést, de ha a partnereid email-eket is használnak, akkor nem mondhatod nekik, hogy te nem teszed. Tegyük fel, hogy holnaptól email helyett mást használunk a kommunikációra. Az alapproblémák nem változnak: bizonyos információk és feladatok ezen a másik kommunikációs csatornán fognak érkezni, és ezeket rendszerezni, megválaszolni, törölni, vagy éppen megoldani akkor is kell.

Ha ráérzel,

  • melyek azok az információk, mi az a mondanivaló, aminek valóban az email a leghatékonyabb kommunikációs csatornája,
  • ha csak a rád tartozó, lényegi információk landolnak a levelesládádban,
  • ha rendszert építesz, kategorizálsz és automatizálsz,
  • akkor vidáman fogsz szörfözni az email-tengeren és még talán élvezed is.

Share this post

Leave a comment

(If you're a human, don't change the following field)
Keresztnév.
(If you're a human, don't change the following field)
Keresztnév.
(If you're a human, don't change the following field)
Keresztnév.

Filtered HTML

  • A webcímek és email címek automatikusan kattintható hivatkozásokká alakulnak.
  • Engedélyezett HTML jelölők: <a> <em> <strong> <cite> <blockquote> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd>
  • A sorokat és bekezdéseket a rendszer automatikusan felismeri.

Plain text

  • A HTML jelölők használata nem megengedett.
  • A webcímek és email címek automatikusan kattintható hivatkozásokká alakulnak.
  • A sorokat és bekezdéseket a rendszer automatikusan felismeri.
CAPTCHA
Bizonyítsd be, hogy nem vagy robot!
1 + 13 =
Solve this simple math problem and enter the result. E.g. for 1+3, enter 4.